Les documents comptables (pièces en entrée et documents en sortie). La compta c'est beaucoup de paperasses.

Une bonne de la saisie comptable consiste à enregistrer (saisir) toutes les informations concernant les charges (ce qu'on va devoir payer) et les produits (ce qu'on va devoir nous payer). Ceci se fait sur la foi de ces pièces comptables que sont les factures. Les factures de fournisseurs sont saisies dans le journal des achats (HA), celles envoyées aux client dans le journal des ventes (VT).

Les factures sont des documents très officiels sur lesquels doivent systématiquement figurer certaines mentions. L'émission d'une facture lors d'une transaction avec un un particulier est obligatoire s'il la demande, ou si la somme en jeu atteint 15 euros. Entre professionnels, l'émission de factures est systématique.

Les relevés sont des listes de mouvements témoignant de ce qui s'est passé sur vos comptes chez des tiers. Le plus fréquent est le relevé bancaire, sur lequel on s'appuie régulièrement en comptabilité pour faire le “rapprochement bancaire” et ainsi valider les mouvements qu'on sait avoir réalisés par ailleurs. Les opérations de règlement (par un client ou à un fournisseur) ont un impact sur vos relevés, et si elles concernent vos comptes bancaires il faut les passer sur le journal de banque (BQ).

Les journaux sont des listes “virtuelles” auxquelles on attribue les mouvements au fur et à mesure de leur saisie. Les journaux usuels sont celui des ventes (VT), des achats (HA), de banque (BQ), de caisse (CA), des salaires (SA), et puis le journal des “a nouveaux” (AN) qui regroupe les informations héritées d'une fin d'exercice dans un nouvel exercice, et celui des “opérations diverses” (OD) dans lequel on range tous les mouvements un peu bizarres, les corrections, les bidouillages…

Le bilan c'est la photographie instantanée de ce que l'entité dont vous faites la compta possède ou doit. On y retrouve typiquement le capital (qui est une dette envers les associés), les dettes et les créances, les avoirs, les placements, les emprunts, le bénéfice, les provisions diverses, vos comptes chez des fournisseurs, etc. La comparaison de deux bilans consécutifs vous permet de voir l'évolution de la “richesse” de l'entité, mais pas de comprendre ce qui s'est passé entre les deux.

C'est la différence entre deux bilans, autrement dit le résumé des opérations qui se sont déroulées au cours de l'exercice, regroupées par poste.

C'est un document de travail, vous pouvez sortir des balances totales ou partielles, des balances client ou fournisseur, ou bien pour une classe (c'est a dire pour certains postes seulement), pour un journal seulement… L'idée est d'obtenir un document qui reprend les écritures répondant à un critère particulier, pour avoir une vue plus claire de ce qui s'est passé sous cet aspect pendant une période donnée. La balance somme des valeurs et fournit un total sur les écritures sélectionnées, sans que le résultat ait forcément une signification.

Le grand livre est tout simplement le document qui regroupe toutes les écritures de tous les journaux. C'est la totalité des mouvements de votre comptabilité. Il permet généralement d'entrer dans le détail des comptes et de retrouver les correspondances entre les mouvements. On peut aussi avoir des grand-livres partiels, des grands-livres fournisseur, client, etc.

Une écriture n'est pas une seule ligne, mais un ensemble de lignes. Parce que chaque sou qui sort d'un (ou plusieurs) compte(s) doit aller dans un (ou plusieurs) autre(s) compte(s).

Quand on saisit une compta, on rentre des mouvements de sous. Qui dit mouvement dit origine et destination. Mais une ligne ne fait état que d'une opération sur un compte ; par exemple un débit, de tel montant, sur tel compte. Par conséquent un mouvement c'est au mois deux lignes, une pour un débit et une pour un crédit correspondant.

Mais ça peut être trois ; par exemple pour une facture on a une charge TTC (débit sur un compte 6xxxxx), un crédit sur un compte de fournisseur (401xxx) d'un montant HT, et crédit de la TVA sur le compte approprié (466xxx). Ça peut aussi être plus que trois lignes…

C'est donc très facile de faire des erreurs, parce qu'on a toute latitude de se tromper, à chaque ligne, de montant, de sens d'écriture (débit ou crédit), et surtout de compte. Je ne m'attarde pas sur les erreurs de montant ou de compte (il faut bien connaitre son plan comptable). Pour ce qui est du sens des écritures, j'utilise le moyen mnémotechnique qui suit…

On parle pognon (c'est entendu, on est là pour ça). Bon. D'un point de vue pognon, recevoir une facture d'un fournisseur c'est pénible, parce que c'est du pognon qui s'envole (négatif). Ainsi donc, on fera les écritures sur les comptes de charge (6xxxxx) en débit.

Par contre émettre une facture à un client, c'est des pépètes qui vont rentrer, donc c'est bien (positif). Donc on fera les écritures sur les comptes de produits (7xxxxx) en crédit.

          CHARGE    FOURNISSEUR     BANQUE      CLIENT     PRODUIT
compte:   6xxxxx      401xxx         512x       411xxx     7xxxxx 

achat:    débit (HA)  crédit
règlement:             débit  (BQ)  crédit

vente:                                           débit  (VT)  crédit
règlement:                           débit (BQ)  crédit

On observe que sur chaque ligne ci-dessus, un débit correspond à un crédit (ce ne sont pas des lignes de saisie attention, c'est juste un schéma pour montrer le jeu du débit/crédit).

On voit bien comme un achat fait passer un montant du compte charge au compte fournisseur, et son rêglement fait passer un montant du compte bancaire au compte fournisseur (annulant ainsi la dette créée par l'achat).

Pour mieux s'y retrouve dans les écritures, ont peut chercher à les retrouver dans le grand-livre, qui les regroupe par numéro de compte (et par classe, forcément), ou bien en éditant des balances ou des journaux sur certaines périodes ou sur les numéros de mouvement.

En général on retrouve dans ces documents les informations suivantes :

• numéro de l'opération à laquelle appartient la ligne
• journal auquel est imputée la ligne
  • HA = achats,
  • VT = vente,
  • BQ = banque,
  • OD = opérations diverses,
  • AN = à nouveaux
• date de l'écriture
• (éventuellement) numéro de la pièce comptable de référence
• intitulé
• état de la ligne
  • B = brouillard (pas encore validé, écriture non définitive)
  • S = simulation (pas encore validé, pour simuler ce qui se passera + tard)
  • V = validé (toutes les écritures d'un exercice clôturé sont validées)
• montant au débit du compte
  • sur un compte de charges (6xxxxx), c'est un achat (une commande, une facture)
  • sur un compte de fournisseur (401xxx), c'est un paiement
  • sur un compte de client (411xxx), c'est une facture
  • sur un compte de produits (7xxxxx), c'est un avoir à un client par exemple
• (éventuellement) lettrage
  • les lettres servent à faire correspondre plusieurs lignes de plusieurs
  • écritures différentes, pour montrer qu'elles sont corrélées, par exemple
  • sur le compte altern (411002) les lignes 84 (facture, dans le journal des
  • ventes VT) et 38 (rêglement, dans le journal de banque BQ) sont lettrées “G”,
  • comme la ligne 107, qui est une “opération diverse” (OD). Ces lignes sont
  • lettrées ensemble parcequ'elle font sens ensemble, et leur solde est nul,
  • ce qui permet au logiciel de comprendre que l'affaire est rêglée et qu'au
  • moment de la cloture du compte il pourra l'oublie plutôt que de reporter
  • les lignes dans les “à nouveau” de l'exercice suivant.
• montant au crédit du compte
  • sur un compte de charges (6xxxxx), c'est un avoir d'un fourgue par exemple
  • sur un compte de fournisseur (401xxx), c'est une facture
  • sur un compte de client (411xxx), c'est un paiement qui rentre
  • sur un compte de produits (7xxxxx) c'est la facturation d'un client

Des comptes, des comptes oui, mais lesquels ? Le plan comptable est ton ami.

Le plan comptable est divisé en classes, de 1 à 7, elles-memes subdivisées (de 1 à 9), et ça continue comme ça jusqu'à 4 ou 5 chiffres qui permettent de décrire une arborescence épaisse. Le 0 indique un compte “générique”, pas utilisable. 512 par exemple, c'est un compte bancaire. On peut rajouter des chiffres pour énumérer ses comptes à soi, et certains logiciels acceptent des lettres. Par exemple 512A et 512C pour le livret A et le compte Courant de FDN à la Caisse d'Epargne.

Pour s'y retrouver dans une compta, il vaut mieux connaitre par coeur les classes, et le numéros des comptes qu'on utilise souvent.

On a également un plan comptable complet. Je dis “un” plan comptable, car il en existe plusieurs qui dépendent de l'activité, et du statut social de l'entité… et puis on peut aménager le sien pour se créer des comptes utiles, pourvu que le plan officiel soit respecté.

Ces comptes seront repris dans les chiffres du bilan.

• 1 - comptes de capitaux
• 10 - capital et réserves
• 11 - report a nouveau (solde créditeur ou débiteur)
• 12 - résultat de l'exercice (bénéfice ou perte)
• 13 - subventions d'investissement
• 14 - provisions règlementées
• 15 - Provisions pour risques et charges
• 16 - emprunts et dettes assimilées
• 17 - dettes rattachées a des participations
• 18 - comptes de liaison des établissements et sociétés en participation

Ces comptes seront repris dans les chiffres du bilan.

• 2 - comptes d'immobilisations
• 20 - immobilisations incorporelles
• 21 - immobilisations corporelles
• 22 - immobilisations mises en concession
• 23 - immobilisations en cours
• 25 - Parts dans des entreprises liées et créances sur des entreprises liées
• 26 - Participations et créances rattachées à des participations
• 27 - autres immobilisations financieres
• 28 - amortissements des immobilisations
• 29 - provisions pour dépréciation des immobilisations

• 3 - comptes de stocks et en cours
• 31 - matières premières (et fournitures)
• 32 - autres approvisionnements
• 33 - en-cours de production de biens
• 34 - en-cours de production de services
• 35 - stocks de produits
• 36 - stocks provenant d'immobilisations
• 37 - stocks de marchandises
• 38 - stocks en voie d'acheminement, mis en dépôt ou donnés en consignation
• 39 - provisions pour dépréciation des stocks et en-cours

• 4 - comptes de tiers
• 40 - fournisseurs et comptes rattaches
• 41 - clients et comptes rattaches
• 42 - Personnel et comptes rattaches
• 43 - Sécurité sociale et autres organismes sociaux
• 44 - État et autres collectivités publiques
• 45 - Groupe et associes
• 46 - Débiteurs divers et créditeurs divers
• 47 - comptes transitoires ou d'attente
• 48 - comptes de régularisation
• 49 - provisions pour dépréciation des comptes de tiers

• 5 - comptes financiers
• 50 - valeurs mobilières de placement
• 51 - banques, établissements financiers et assimilés
• 52 - Instruments de trésorerie
• 53 - Caisse
• 531 - Caisse siège social
• 54 - régies d'avance et accréditifs
• 58 - virements internes
• 59 - provisions pour dépréciation des comptes financiers

Ces comptes seront repris dans les chiffres du compte de résultat ; normal puisque ce sont les charges qui ont eu lieu pendant l'exercice.

• 6 - comptes de charges
• 60 - Achats (sauf 603)
• 61 - Services extérieurs
• 63 - Impôts, taxes et versements assimiles
• 64 - Charges de personnel
• 65 - Autres charges de gestion courante
• 66 - Charges financières
• 67 - Charges exceptionnelles
• 68 - Dotations aux amortissements et aux provisions
• 69 - participation des salaries - impôts sur les bénéfices et assimilés

Ce comptes seront repris dans le compte de résultats, puisque ce sont les produits qui ont été réalisés pendant l'exercice.

• 7 - comptes de produits
• 70 - ventes de produits fabriques, prestations de services, marchandises
• 71 - production stockée (ou déstockage)
• 72 - Production immobilisée
• 73 - Produits nets partiels sur opérations à long terme
• 74 - Subventions d'exploitation
• 75 - Autres produits de gestion courante
• 76 - Produits financiers
• 77 - Produits exceptionnels
• 78 - Reprises sur amortissements et provisions
• 79 - Transferts de charges

Une compta sur le papier, ça peut faire une belle pile. Une méthode de lecture est de commencer par le début. Ce n'est pas le bon sens, préférez la bonne méthode avant de lire celle-ci.

Le journal des “A Nouveaux” permet de voir d'une manière assez concise en général que quoi dispose l'entité en début d'exercice. C'est surtout beaucoup plus simple à lire qu'un bilan, même si ça ne donne pas vraiment les mêmes informations. C'est donc une bonne idée d'y jeter un oeil pour commencer d'avoir les AN du début de l'exercice et ceux du début du suivant.

Pour continuer, la comparaison des “a nouveaux” consécutifs va faire émerger pas mal de questions. Les réponses se trouvent dans le grand livre. Par exemple la différence entre les AN sur le compte courant se trouvent sous les comptes 512… du grand livre. Si ce dernier est bien fait, on va y retrouver le solde, et le découpage en différents sous-comptes.

Ainsi on peut retrouver les explications des mouvements qui se sont produits. Mais le GL regroupe les écritures par comptes, et ne dit pas sur quel compte (ailleurs dans le GL) les autres lignes d'un même mouvement se trouvent. Pour cela ont peut s'aider soit des lettrages, qui apparentent certaines lignes entre elles, soit des numéros d'écriture (qui disent que plusieurs lignes font partie d'un mouvement). Il vaut mieux avoir compris comment sont organisés les comptes et comment sont faites les écritures quand on en est là.

Pour approfondir il faut avoir réussi à avoir une vue globale des principaux mouvements, et des principaux comptes. Alors on peut s'atteler à retrouver dans les bilans et dans le compte de résultat ces grandes tendances qu'on a comprises. Le bilan et le CR ne sont en fait que les sommes des bons soldes du grand livre dans les bonnes cases ainsi que spécifié par l'administration.

La perfection, c'est de s'approprier le journal des OD, sur lequel on passe en fin d'exercice toutes les régularisations, les changements d'attributions (les dettes de clients douteux qui deviennent irrécouvrables par exemple), les petites erreurs de centimes dans les règlements des clients étourdis (qui coûteraient plus cher en timbre qu'à oublier avec une écriture bien placée en OD), mais aussi des trucs plus sérieux comme les amortissements, ou les provisions pour charges, impayés, procès à venir… Les OD c'est les bouts de ficelle du comptable, c'est aussi son petit jardin secret. Si vous pouvez plaisanter avec votre comptable sur les OD qu'il a passées vous serez son ami pour la vie.

Ça y est tout le monde est perdu ? Bravo.

Prendre la compta dans le bon sens, celui qui veut dire quelque chose. Suivez le guide.

La première chose c'est de comprendre ce qui s'est passé pendant l'exercice. On est tous là pour ça. Dans une compta d'association qui se prend pas le chou, c'est les lignes débit / crédit ou bien charges / produits. Vous qui êtes instruits vous savez que ça ne désigne pas du tout la même chose dans une vraie compta, mais vous voyez bien ce qu'ils entendent par-là, ces sauvages.

Donc il s'agit de comprendre quelles dettes ont été contractées et quelles créances ont vu le jour pendant l'année : ce qu'on a acheté et ce qu'on a vendu. Vous le savez, ce sont dans les comptes 6* (charges) et 7* (produits) que c'est rangé. En montants hors taxes. Tout ça permet d'avoir une idée de l'activité globale au cours de l'exercice.

Une fois que vous avez examiné ces comptes, vous pouvez jeter un oeil sur le compte de résultat, qui les additionne dans des petites cases, sous des appellations douteuses.

Ce document fait apparaître la différence des produits et des charges : le résultat d'exploitation. Ce chiffre reflète le résultat de l'activité. Les charges et produits exceptionnels n'en font pas partie, donc ils sont regroupé plus loin, et incorporés ensuite en tenant compte des amortissements et des provisions qui vont tous ensemble résulter dans un bénéfice, ou une perte.

Toute cette activité pendant l'année a fait bouger l'état de vos dettes et de vos créances du début de l'exercice. Ces dettes et ces créances pouvaient se lire, soit dans le bilan de l'année passée, soit par exemple dans les lignes d'à nouveaux de cette année, c'est à dire les soldes des comptes repris d'une année sur l'autre.

Il est donc temps de jeter un oeil sur les soldes de vos comptes clients (411*), fournisseurs (401*) ou banque (512*), ce sont les principaux. Les montants de ces soldes sont les comptes de ces gens chez vous, donc c'est de l'argent que vous leur devez ! Hé oui, quand la banque voit votre compte créditeur, elle vous doit des sous car ce sont les vôtres

Mais tous ces comptes ne sont pas facile à intégrer de tête pour vous faire une idée de tout ce que vous devez à tous les uns, et tous ce que les autres vous doivent. C'est à regrouper ces sommes dues et… dues que sert le bilan. En lisant le bilan de l'exercice vous voyez donc quelle est l'état de vos dettes.

C'est très intéressant de le comparer au bilan de l'année précédente. Ne cherchez pas ce qu'est devenu l'ancien bénéfice, il a été distribué ou a été mis en réserve, ou en capital. Le nouveau bénéfice (ou perte), calculé dans le compte de résultat, le remplace. Et ce chiffre intervient fort utilement, car il permet de faire que la somme des actifs (ce qu'on vous doit) et la somme des passifs (ce que vous devez) soit exactement la même somme.

C'est la même mauvaise nouvelle tous les ans : la somme de tout ce travail est nul : rien ne se perd, rien ne se crée en comptabilité.Bravo, il ne vous reste plus qu'à raconter tout ça à un public admiratif, c'est l'heure du bilan financier.